Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden?

Eén van de beste producten van de BNA is voor mij het manifest 'Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden'. Toch merk ik dat dit manifest nog onvoldoende wordt toegepast, vaak doordat de effecten van de gekozen selectie- en gunningsmethode niet voldoende zijn doordacht. 

 
Eén van de punten uit het manifest is de keuze tussen kiezen op kwaliteit of prijs. Op dit punt realiseren opdrachtgevers en bureaus die aanbestedingen voorbereiden, zich onvoldoende wat de effecten zijn van hun selectiemethode. Onbedoeld en onbewust is de prijs bijna altijd doorslaggevend, ondanks dat het aandeel kwaliteit vaak 60% van de punten is en er ogenschijnlijk slechts 40% van de punten voor de prijs meetellen. De invloed van de kwaliteit is echter marginaal.


De nu gehanteerde selectiemethodes heeft zelfs het effect dat 5 partijen zich volledig opladen voor de maximale score en daar heel veel tijd en geld in steken, om bij de gunning erachter te komen dat de kwaliteit geen invloed heeft gehad. Er is dan een zeer kostbare gunningsfase georganiseerd terwijl de opdrachtgever, na de selectiefase, ook om een prijsopgave had kunnen vragen. Er wordt dus in feite een selectie op prijs geselecteerd terwijl men bedoeld had kwaliteit een belangrijke rol toe te dichten.
 

Ons pleidooi is gelijk aan het manifest; kies op prijs of op kwaliteit.
Dus organiseer:

  •  een voorselectie op kwaliteit en vraag daarna alleen een offerte in de gunningsfase 
  •  of selecteer voor op kwaliteit en laat daarna de kwaliteit bepalend zijn in de gunningsfase. 
      

1. wat is het effect van voorselecteren op kwaliteit in de selectie fase? 

In bijna alle selectiefasen wordt er voorgeselecteerd op kwaliteit. Dat is ook een gezond principe lijkt ons. In veel gevallen schrijven er meer dan 20 partijen in. Er wordt dus geselecteerd uit een ruimte selectie. Het effect hiervan is dat de 5 partijen die geselecteerd worden voor de gunningsfase in kwaliteit niet al te ver uit elkaar kunnen zitten. Is dit wel zo dan is de selectieleidraad niet goed geweest of is de selectie niet kundig geweest. 
 

2. wat is het effect van de voorselectie op kwaliteit in de selectiefase op de gunning?

Door de voorselectie op kwaliteit in de selectiefase is het onderscheidend vermogen sterk beperkt. Het is dan ook heel erg moeilijk om grote verschillen te kunnen  realiseren. Daarbij zijn er globaal 3 varianten:

a. Score op een vaste schaal op een rapport-cijferachtige wijze; 

als er een score wordt toegekend waarbij de score ten opzichte van elkaar op een vaste schaal, in dit geval van 1 tot 10, neergezet wordt, ontstaat er snel een clustering van 6, 7 en 8 per item. Zelden is er 1 partij die op alle punten perfect is waardoor over de verschillende items de totale score zich al snel tot een gemiddelde ontwikkelt.

b. Score in absolute bandbreedtes; 

Als er gewaardeerd wordt in absolute getallen ten opzichte van elkaar, ontstaat er meer spreiding. In dat geval ontvangt de beste 10 punten en de minst goede 2 punten. Omdat ook hier het zeer toevallig zou zijn dat 1 partij op alle items de beste is, blijkt in de praktijk dat ook hier de score zich uitmiddelt. Er ontstaat ook echter een neveneffect; een marginaal verschil in kwaliteit geeft direct 20% minder punten. Door de voorselectie op kwaliteit is de kans dat dit laatste voorkomt niet onwaarschijnlijk.

c. Opdragen van extreme score; 

In de praktijk komt het niet vaak voor dat de beoordelaars wordt verzocht extreme cijfers uit te delen. Men is snel geneigd in rapportcijfers te denken omdat we nu eenmaal zo opgevoed zijn. Wordt er extreem gescoord dan ontvangt 'matig' bijvoorbeeld een 2, ‘slecht’ een nul, ‘uitstekend’ een 10. 

Toch blijft ook daar de kans groot dat er een clustering plaats gaat vinden en blijft de kans groot dat de prijs bepalend blijft.
 

3.  hoe kun je de kwaliteit in de gunningsfase bepalend laten zijn?

Volgens onze mening zijn hierbij globaal 3 methoden;

a. De eerste methode gaat uit van een extreme score in combinatie met een beperkt aandeel van de prijs in de totaal score. Te denken valt daarbij aan een aandeel van 15% voor de prijs en 85% voor de kwaliteit. De onder 2c genoemde nadelen worden dan beperkt. Nadeel van deze methode kan zijn dat de opdrachtgever onverwacht hoge kosten krijgt. De opdrachtgever verliest grip op de prijs.
 

b. De tweede methode is gelijk aan de eerste maar er wordt een prijs mechanisme ingebouwd waardoor extreme scores buiten de selectiefase vallen. In de praktijk komen wij voorbeelden tegen waarbij iedereen die meer dan 20% boven of onder het gemiddelde van de ingediende prijzen zit, afvalt. De opdrachtgever verzekert zich ervan dat hij niet extreem te veel of te weinig betaalt. Soms wordt er vooraf een bandbreedte opgegeven waarbinnen de prijzen dient te liggen. Nadeel van deze methode is dat men niet de architect krijgt die men het liefste had willen hebben. De opdrachtgever kan toch door de laagste prijs 'gegijzeld' worden. Zie ook punt 19 van het manifest.
 

 c. Bij de derde methode bepaalt de opdrachtgever vooraf een redelijk honorarium rekening houdend met de marktomstandigheden. Hij bepaalt in feite wat het waard is en betaalt dus nooit meer dan zij zelf redelijk vindt. Daarna kan er volledig geselecteerd worden op kwaliteit. Daarbij pleiten wij dan ook weer voor een extreme score zoals onder 3a genoemd. 


4.  betekent dit dan dat procesinnovatie de kop in wordt gedrukt?

Wanneer kwaliteit maatgevend wordt en de prijs minder het onderscheidend vermogen beïnvloedt dan is het mogelijk dat er geen noodzaak meer is om scherp in te schrijven als architect. Bij 3c zou dat risico het grootst kunnen zijn. Het is daarom van belang dat opdrachtgevers bij kwaliteit ook naar de proceskwaliteit kijken en dan wordt een slimme aanpak toch weer beloond. Je kunt als architect een beter service verlenen wanneer je het slim aanpakt. Het is ook geen ongebruikelijk methode; bij sommige aanbestedingen van de overheid wordt de contractprijs gefixeerd en wordt de partij die daarvoor de beste kwaliteit kan leveren beloond. Een innovatieve aanpak wordt dan wel degelijk beloond.
 

Wij nodigen de BNA uit hier in 2013 echt een punt van te maken zodat wij ons echt gesteund voelen door de BNA. Die steun hebben we gemist. Het gevolg is nu dat bureaus steeds lager in gaan schrijven om toch nog ergens werk binnen te halen maar dat kan niet de bedoeling zijn. Zo halen we de kwaliteit van de branche steeds verder naar beneden.